编写业务备忘录

什么是商业备忘录？

商务备忘录是一种用于在组织内传递信息的简短文档。备忘录的特点是简洁、直接和易于浏览。它们不像信件那么正式，但应该保持专业、简洁的风格。通常，商业备忘录的目的有两个:确定问题和提出解决方案。其他时候，备忘录可能提供或要求事实信息。

商业备忘录旨在容纳忙碌的读者，他们希望快速轻松地找到所需信息的信息。在撰写商业备忘录中，您应该构建您的备忘录以容纳三种读者：

那些只读执行摘要的人
那些浏览了整个备忘录的关键点和他们感兴趣的细节的人
那些阅读整个文件的人士，了解支持其主要索赔或建议的详细信息

请记住，这些读者可以在阅读备忘录时具有不同的目的。通常，读者需要根据建议进行政策和行动决策。其他人可能希望获得理解和证明政策和行动决策所需的特定信息（证据）。读者也可能想要了解您的专业能力和判断。

在决定你的备忘录的目的和收件人时，问问你自己:谁是这份备忘录的预期收件人?我希望收件人读完备忘录后做什么?在备忘录中收件人需要什么信息?这些问题将有助于指导您的内容、结构和风格的选择。

我如何编写有效的商业备忘录？

如上所述，有效的商业备忘录是简短、直接、易于浏览的。以下五种写作策略可以帮助读者轻松快速地浏览商业备忘录:

首先呈现主要观点。这可能是关于备忘录结构和内容的最重要的指导方针。读者应该迅速掌握备忘录的内容和意义。如果读者有一个问题或问题，他们想立即知道答案或解决方案——如果读者想要更多的信息，他们可以继续阅读。换句话说，支持细节应该跟随主要观点或结论，而不是先于它。
保持专业，简洁的风格。您的写作风格应该适合您的受众：在这种情况下，您的受众是您的老板，您的同事或两者。所以，你的风格应该是专业的，直接的，亲切，易于阅读。实现这种风格，使用短，有源句子。避免行话和自命不凡的语言。保持积极或中性的基调;如果可能的话，避免负面语言。除了使备忘录更容易阅读外，专业写作风格还提高了作者的可信度。
创建一个非常具体的主题行，以使读者立即了解备忘录（或消息）主题和目的。主题行应该将读者导向备忘录的主题和目的，并为归档和快速回顾提供方便的参考。例如，假设您要写信请求授权和出差资金。你应该避免使用“发行商大会”或“AWP会议之旅”这样的一般性主题，而应该使用更具体的主题，如“请求资金:AWP会议”。最后一个例子会告诉读者主题以及她被要求做什么。
提供主要点的摘要或概述，特别是如果备忘录是多于一个页面。备忘录或信息的第一段通常被称为执行摘要，它有以下功能:
- 提出主要的要求、建议或结论
- 总结然后预览主要事实，论据和证据
- 预测备忘录剩余时间内提供的信息的结构和顺序
- 与主题行一样，执行摘要提供了备忘录的目的和内容的快速概述。读者使用它来指导快速的第一次阅读和随后的快速评论。
使用格式特征，如标题，来暗示结构并引导读者找到他们想要的信息。标题提供备忘录的概要，使读者能够快速查看主要主题或积分以及在备忘录中找到它们的位置。使标题彼此平行，尽可能具体。信号结构和指南读取器的其他格式功能包括简短的段落和文本块，列出由凹痕，数字或子弹或慷慨地使用空白空间引导眼睛。

标准备忘录标题

虽然备忘录的格式可能因一个组织而异，但标准标题包括一系列明显标记的线，传达有关备忘录内容及其分布的关键信息。以下是备忘录标题的标准元素：

日期：备忘录分发的日期

:主要讨论的人

(有时带有职位头衔)

CC：收到副本的其他任何人的姓名

(有时带有职位头衔)

从：作者的名字，通常后面跟着他/她

手写首字母(有时附有职位头衔)